Pilih yang CSV untuk Microsoft Excel dan pada pilih Excel Edition pilih yang Windows. dan Go

hari ini ada seorang pegawai sekolahan yang menanyakan sebuah pertanyaan seperti ini:

"Bisa gak kalo data dari Sql di convert menjadi excel atau sebaliknya dari excel ke Sql untuk disimpan ke database ?"

Hmm.. ini adalah pertanyaan yang jawabannya sulit buat penulis karena latar belakang penulis hanyalah seorang office (yang  bisanya cuma aplikasi Office aja yang dasar-dasar….) seperti Ms Office (Word, Excel, Excel dan Power Point) dan Open Office (Writer, Calc dan Impress). Tapi ini adalah tantangan karena ada hubungannya antara aplikasi office untuk database.

Seharian penulis Googling (gak deng cuma sejam, hehehe itu juga sempet makan dulu…).

Cara untuk mengconvert database sql yang sudah ada ke format Excel bisa menggunakan phpmyadmin sebagai toolsnya :

1. Buka aplikasi phpmyadminnya
2. Piliih nama database yang akan di convert
3. Pilih menu Export pada database tersebut
4. Akan muncul pilihan jenis-jenis data dimana sql akan di convert, seperti SQL, CSV, Excel, dll
5. Karena akan di convert ke Excel maka pilih Excel
6. Lalu Tekan tombol Go
7. Selesai

Cara untuk mengconvert file Excel atau Calc ke Sql :

1. File yang dibuat di Excel atau Calc disimpan terlebih dahulu ke dalam format csv. Inget hanya 1 sheet yang diperbolehkan untuk di simpan.
2. Setelah itu, buka phpmyadmin pada web browser
3. Buat database sesuai dengan nama file yang akan diconvert (gak sama juga gapa)
4. Setelah buat database, selanjutnya buatlah tabel dengan banyaknya kolom disesuaikan dengan kolom yang ada di file Excel atau Calc (misalnya di file tersebut hanya ada 5 kolom maka di phpmyadmin buat 5 field)
5. Selanjutnya pilih Import dan Browse dimana file excel atau Calc itu berada.
6. Pada bagian partial import boleh dibiarkan saja tapi penulis menulis 1 karena untuk tidak menampilkan header tabel pada file Excel atau Calc
7. Pada bagian Format of Imported File, pilih yang CSV atau CSV Using Load Data
8. Berikan tanda checklist pada pilihan Replace table data with file
9. Pada bagian Fields terminated by ganti tanda titik koma (;) dengan koma (,)—-> ini sesuai dengan format dari Windows
10. Tekan tombol Go
11. Apabila sukses maka file tersebut akan muncul di menu Browse database

Judul postingan suatu blog yang dikunjungi oleh penulis di hari Jumat yang agak mendung menarik perhatian yaitu "VLOOKUP YANG BISA NENGOK KIRI". penasaran dengan isinya maka dibaca isi dari postingan tersebut, karena setahu penulis vlookup itu bisanya "nengok ke kanan" dimana fungsi ini mengambil kata kuncinya dari sel yang ada di kirinya.

Rumus yang digunakan untuk Vlookup ini ternyata kombinasi dari fungsi INDEX dan MATCH. Blog tersebut menggunakan Excel sebagai aplikasinya, penulis memakai Open Office Calc…. Bisa gak ya? ternyata bisa bro….

Contohnya begini :

"=INDEX ( B3:B12, MATCH ( E3,C3:C12,0 ) ) "

 Data awal dimulai dari yang kolomnya Propinsi dan Kab/ Kota. Jika Vlookup biasa bisa menggunakan kata kunci dari kolom Propinsi. Nah permasalahannya sekarang bisa atau tidak jika kita memasukkan kata kunci Kab / Kota nantinya muncul nama propinsinya dengan tabel sumber propinsi dan Kab / Kota. Bisa kok. Silakan dicoba !

1. …MATCH (E3, $C$3:$C$12, 0 )… berfungsi untuk mencari pada baris ke berapa di range C3 dan C12 ditemukan data sesuai E3. Angka 0 menunjukkan bahwa hasil pencarian harus sama persis dengan yang dicari.
2. =INDEX ( $B$3:$B$12,… ) berfungsi untuk memberikan nilai pada baris yang ditunjuk.